El día que una aplicación nos permitió agilizar trámites con la administración y ganar clientes
16 de mayo de 2017
Cumplir con la normativa lusa de transporte de mercancías por carretera sin que ello suponga una mayor carga de trabajo burocrática y agilizando la entrega de productos y servicios. Este es el resultado logrado con la implantación de la tecnología por parte de Ferrovial Serviços.
Lo que la ley exige, lo que la ley supone
Todas y cada una de las mercancías cuyo transporte tienen origen y/o destino en Portugal tienen que ser comunicadas a la Agencia Tributaria lusa de manera electrónica. La multa por no cumplir con esta medida puede alcanzar los 3.750 euros por cada producto que no haya sido informado.
Para una compañía como Ferrovial Servicios, que debe realizar todo tipo de entregas de diversos materiales y equipos (bombillas, filtros Havac, gases fluorados …) por todo el país, esta medida supone un esfuerzo para el equipo operativo que puede traducirse en horas de trabajo.
Según nuestros cálculos, tramitar e imprimir los códigos podría suponer entre 5 y 15 minutos… por cada producto. Si pensamos en la cantidad de artículos que una compañía como Ferrovial transporta cada día, podemos hacernos una aproximación de lo que esta tramitación supone.
Por hacer números más exactos. Nuestra compañía tiene 20 equipos de mantenimiento dispersos por todo Portugal (y las previsiones apuntan a que este número irá subiendo). Si cada uno de ellos debe dedicar como mínimo 5 minutos cada día realizando esta labor de información de las mercancías que se van a transportar, estamos hablando de una pérdida total de 2 horas diarias de trabajo.
Eso sin contar con la posibilidad de que, como a veces ocurría, el sistema estuviera caído y no se pudiera trabajar con normalidad.
La aplicación que lo cambió todo
En este contexto, buscamos la manera de lograr que los equipos de trabajo fueran independientes, autónomos y responsables de todo el proceso del transporte de mercancías, evitando que tuvieran que pasar por las oficinas, con el fin de agilizar el servicio.
Basta pensar en, por ejemplo, el servicio ofrecido a Millennium BCP, uno de los mayores bancos privados de Portugal que tiene 17 edificios y 695 sucursales en todo el territorio luso y de cuyo mantenimiento preventivo y correctivo nos encargamos. Por eso, se inició la búsqueda de una solución tecnológica que permitiera conseguir este objetivo de ser más ágiles y eficientes a la hora de transportar mercancías por Portugal cumpliendo con la legislación vigente.
Tras un proceso de consultoría, optamos por utilizar iGEST, una plataforma online disponible también como aplicación móvil que permite, de una forma sencilla e intuitiva, emitir los manifiestos de transporte, las notas de entrega, los documentos de envío o las guías de consignación. Y todo ello en tiempo real y con comunicación directa con el portal en línea Agencia Tributaria.
Comunicación directa desde el móvil a la Agencia Tributaria
Esta aplicación fue instalada en los teléfonos móviles de nuestros operarios. Gracias a ella, los ingenieros de mantenimiento (independientemente de dónde se encuentren) pueden informar sobre cada uno de los productos que están transportando directamente desde sus smartphones o tabletas. Algo que evita, además, que sea el centro logístico el que tenga que llevar a cabo estos trámites administrativos.
De la misma forma, el equipo de back-office puede acceder a esta misma información y realizar un seguimiento de estos datos al instante.
El uso de iGEST ha supuesto un importante ahorro de tiempo y mejora de la gestión, ya que los ingenieros pueden seleccionar los datos de esta base de datos en lugar de tener que introducirla cada vez que tienen que emitir un nuevo informe.
Además, dado que cada trabajador sabe exactamente cuántos productos lleva en su vehículo, se corren menos riesgos de que alguno de ellos no sea debidamente informado a las autoridades lusas.
Otra de las ventajas del uso de esta aplicación es que este personal solo tiene que pasar por las instalaciones de la empresa cuando es estrictamente necesario (por estar los materiales en los centros y tienen que ser entregados o devueltos), lo que evita doble desplazamientos y permite que las entregas sean también más rápidas.
Además, con esta innovación hemos logrado, en unos seis meses de trabajo, ahorrar el tiempo empleado en la información y tramitación del transporte de mercancía, lo que redunda en una mayor eficiencia.
Si te para la policía, tranquilo
Como decíamos antes, las autoridades lusas pueden imponer diversas multas (de considerable importe) por cada uno de los productos que están siendo transportados por las carreteras del país y de los que no se haya informado convenientemente a la agencia tributaria.
Al llevar consigo en el terminal la aplicación, los ingenieros de soporte y servicio pueden mostrar a la policía (en caso de ser parados en un control) que están cumpliendo debidamente con las normativas vigentes.
Por eso, lejos de ser una experiencia piloto o aislada, la compañía está ampliando el empleo de esta solución en otras líneas de negocio. Porque si algo funciona, no solo no debes tocarlo, sino replicarlo a otras zonas para conseguir nuevos éxitos.
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