Los proyectos de ingeniería son a menudo propuestas complejas, con fuertes barreras y presupuestos o tiempos ajustados, en los que toca hacer malabares con los horarios del personal y tener siempre un ojo puesto en la logística y el avance. ¿Cuáles son las mejores prácticas para la gestión de proyectos de ingeniería?
La definición del alcance y los objetivos, lo primero
Pocos sobrecostes son más relevantes que el cambio de proyecto durante su ejecución. En ocasiones no queda otra, porque durante la ejecución emerge información nueva con la que no se contaba en la fase de definición y alcance, y toca reevaluar el proyecto y volver a definirlo.
Dicho esto, antes de iniciar cualquier proyecto conviene tener una visión tan clara y concisa de lo que se quiere lograr como sea posible, incluyendo requisitos, limitaciones, riesgos, y expectativas. Esta fase ha de quedar definida antes de ponerse manos a la obra con la redacción de una memoria técnica.
Plan de proyecto detallado mediante una memoria técnica
Las memorias técnicas son un documento de carácter obligatorio, que plasma en detalle la forma en que un proyecto será ejecutado en tiempos y costes. Si la definición y alcance eran un boceto estratégico, este documento es una fotografía operativa altamente definida y detallada, por ejemplo mediante el uso de BIM.
Dentro de este proyecto técnico hay apartados sin los cuales la gestión no puede avanzar, tales como el cronograma y organigrama, el presupuesto, una matriz de responsabilidades, el plan de comunicación, un plan de calidad, de riesgo, de sostenibilidad…
Ayuda mucho disponer de planes alternativos y flexibilidad dentro de esta memoria, quizá mediante anexos, de actuaciones sustitutivas en función de determinados condicionantes. Por ejemplo, contar con varios diseños de mamparas y optar en su momento con la más conveniente.
Comunicación, un básico de los proyectos de ingeniería
Imagen de Randy Fath en Unsplash
Cuando desde fuera del campo se piensa en ingeniería, vienen a la mente grandes máquinas, flujos de materiales, y complejas tecnologías. Y, sin embargo, esta disciplina descansa mucho más sobre la capacidad de las personas de comunicarse de lo que se suele imaginar. Sin comunicación, la ingeniería se queda sobre el papel.
En todo proyecto habrá que señalar a la persona responsable de la comunicación externa e interna, así como asignar roles específicos a los líderes de los equipos técnicos para administrar su entrada y salida del proyecto. Hay que hacer reuniones, coordinar a diferentes empresas, y publicar actas.
Hacer equipo y fomentar la colaboración
Las plantillas de trabajadores no son una lista de nombres ordenados alfabéticamente, sino una compleja mezcla de experiencias vitales, logros y metas personales, diferencias de edad e intereses. En ocasiones surgen roces, diferencias de opinión derivadas de distintas capacidades y competencias.
La gestión de proyectos de ingeniería requiere la construcción de equipos, nunca mejor dicho. Se debe lograr que los objetivos (aunque sean temporales) de los trabajadores, gestores, contratas y demás partes implicadas remen en la misma dirección. La dirección del proyecto. La prevención y resolución de conflictos y la motivación de la plantilla son habilidades esenciales de la gestión.
Prevención y gestión de riesgos
Por su carácter, muchos proyectos de ingeniería tienen un riesgo notable, derivado de amenazas como tensiones elevadas, grandes pesos, o caídas. Estos pueden agravarse mediante una exposición a la misma, y minimizarse al reducir la vulnerabilidad y maximizar la seguridad (guantes, zonas sin tránsito, barandillas).
La prevención de riesgos laborales es un aspecto fundamental de la gestión de los proyectos de ingeniería, no solo para adelantarnos a cualquier posible riesgo, sino también para responder de forma rápida, directa y concisa ante cualquier eventualidad. El proyecto necesitará expertos con capacidad de actuación.
No obstante, los riesgos más frecuentes a los que nos enfrentamos no son hacia las personas, sino operacionales: entregas que no llegan, suplencias de personal imprevistas, meteorología adversa… Lidiar con el riesgo es intrínsecamente complejo porque a menudo es impredecible.
Imagen de ThisisEngineering RAEng en Unsplash
Esto significa que para una buena gestión de proyectos de ingeniería hacen falta personas que sepan lidiar con la incertidumbre y hacer frente a contingencias que se manifiestan un martes cualquiera, a media mañana, y paralizan proyectos de costes elevados. Saber canalizar la fuerza de trabajo a tareas alternativas es un ejemplo de cómo gestionar el caos.
Seguimiento del proyecto, control continuo
La supervisión del grado de cumplimiento del proyecto es un básico de la ingeniería de proyectos. En todo momento es necesario monitorizar el avance a lo largo del tiempo, y compararlo con el cronograma para calibrar cuando sea necesario. Y, como te puedes imaginar, casi siempre lo es.
Todos los proyectos tienen retrasos de varios tipos, asociados a causas que a menudo no pueden predecirse, como una subida en el precio del material, una rotura de stock, la falta de una licencia a tiempo, etc. El uso de herramientas de seguimiento y control son prácticas recomendadas para garantizar el éxito del proyecto.
La evaluación final: cómo aprender de los errores del pasado
Cuando un proyecto finaliza es imprescindible hacer una retrospectiva de su avance, identificar los errores para plasmarlos en lecciones aprendidas, y evaluar aquellos puntos que fueron más críticos. La única forma de mejorar en el próximo proyecto es aprender de todos los fallos anteriores.
El siguiente paso es evaluar el desempeño, valorar cómo se adecuaron los plazos previstos a los finales, la divergencia de precios desde que se proyectó hasta que se terminó, la adecuación de la metodología, y la calidad de los trabajos obtenidos.
Esta breve lista muestra tan solo algunas de las prácticas para la gestión de proyectos de ingeniería en las que, por supuesto, caben muchas más habilidades, acciones, y prácticas. Aspectos como saber más idiomas, rastrear presupuestos, coordinar varias empresas, o entender la solicitud de licencias también son importantes en el amplio mundo de los proyectos de ingeniería.
Todavía no hay comentarios