Los pilares de la eficiencia en la producción: el Manual Contra el Despilfarro en un vistazo

En la construcción española tenemos una pequeña joya: El manual contra el despilfarro escrito en 1962 por el fundador de Ferrovial, Don Rafael del Pino y Moreno.

En el 2012 se actualizó la versión al celebrarse el 60º aniversario de la creación de Ferrovial y se publicó en internet. En el prólogo, Don Rafael del Pino y Calvo Sotelo, actual presidente de la compañía, cita lo siguiente:

“Este Manual contra el despilfarro bien podría llamarse Manual de gestión del talento, la eficiencia y la innovación. Gestión del talento porque alienta a los directivos a motivar a los empleados, potenciar sus habilidades específicas y reconocer sus esfuerzos de forma justa; eficiencia porque indica cómo cumplir los objetivos al menor coste posible mediante la optimización de toda la cadena; innovación porque establece mecanismos para la mejora continua en todas las actividades y promueve la participación de todos para conseguir este objetivo”.

Transcribo literalmente un párrafo de la introducción para reflejar el origen de este manual. También muestra la importancia de realizar procedimientos de gestión para que en toda la organización se trabaje con un “cómo” idéntico:

Una de las herramientas del fundador para iniciarse con éxito en el sector ferroviario era garantizar una perfecta organización a todos los niveles. Como bien expresan las páginas de este mismo Manual,

“Una buena organización es el mejor arma contra el despilfarro, pues no dejará rincones oscuros donde pueda aquel disimularse. Hace casi imposible la existencia de negligencias, ya que éstas son pronto puestas de manifiesto y a la luz del día”.

Para cumplir este propósito, en los años 60 del Pino encargó a Ramón González de Amezúa, también fundador de la empresa, la redacción de una serie de pequeñas guías que sirvieran para armonizar los procedimientos a seguir en cada tarea y puesto de trabajo.

Así nacieron los Manuales de Ferrovial. Entre 1960 y 1965 se publicaron cerca de 40 distintos, versados en todo tipo de cuestiones: los hubo dedicados a la contabilidad, al pago de las nóminas, al manejo de maquinaria, a la gestión de personal o a la redacción de impresos y su clasificación… [inlinetweet prefix=»» tweeter=»» suffix=»»]No hubo prácticamente actividad en la empresa que no llevara asociada su manual correspondiente.[/inlinetweet]

En cada centro de trabajo, había una copia de estos manuales. Para su consulta y aplicación en las obras. Con el tiempo estos manuales cogieron notoriedad y otras empresas y hasta el Ministerio de Obras Públicas pidieron permiso para adaptar algunos de los manuales.

Los Manuales: Toyota Production System y el Manual del Despilfarro

El concepto Lean Production o cómo reducir el despilfarro

En el mundo de la industria e incluso actualmente en sector servicios, el término Lean va asociado a la reducción del despilfarro. Su origen es el modo de fabricar los automóviles en Toyota que se popularizó a finales de los ochenta. [inlinetweet prefix=»» tweeter=»» suffix=»»]Unos investigadores americanos del MIT acuñaron el término Lean manufacturing al Toyota Production System.[/inlinetweet]

Taiichi Ohno fue el ingeniero que desarrolló este planteamiento más eficiente que sus competidores  (enseguida todo el sector copió a Toyota con suertes dispares). Decidió publicar el manual interno que utilizaban para formar a sus nuevos ingenieros y empresas externas bajo el nombre de Toyota Production System en 1978. Aunque en esta breve cronología del desarrollo de la industria verán que hay mucho que agradecer a los pioneros americanos y japoneses de primeros del siglo pasado

Las similitudes y las diferencias entre los dos manuales

Como pueden observar hay muchas similitudes entre ambos libritos, no sólo en su repercusión posterior, sino también en su contenido. Salvando las distancias entre la fabricación de un coche y la realización de una obra de construcción, pero reconociendo que ambos son entornos de producción.

Tanto el libro de Ohno del Toyota Production System y este pequeño librito de Rafael del Pino mecanografiado a máquina, destilan no sólo optimización de costes sino también grandes dosis de liderazgo. El manual no muestra ninguna herramienta específica ni conceptos peculiares como el libro de Ohno, sí en cambio una correcta mentalidad para su gestión. [inlinetweet prefix=»» tweeter=»» suffix=»»]Y las enseñanzas de este pequeño librito, aún hoy en día, los jefes de obra de Ferrovial lo viven.[/inlinetweet]

Ambos libros tienen en común la capacidad de observar el despilfarro de las actividades: en un caso en un proceso industrial y en el otro durante la ejecución de una obra.

El contenido del manual está formado de recomendaciones hacia la eficiencia y de la descripción de los despilfarros que encontramos.

La introducción no tiene desperdicio. Un ejemplo es la siguiente sentencia:

“El despilfarro es un dragón de siete cabezas que se infiltra por todas partes. La vigilancia contra el mismo ha de ser constante y alerta, por esto, más que recetas o remedios, es un estado de ánimo lo que hace falta para luchar con eficacia contra ese devorador de las empresas”

Hay cinco apartados en el manual

1. Filosofía del despilfarro
2. El despilfarro en los materiales y servicios
3. El despilfarro en la maquinaria
4. El despilfarro en el trabajo
5. La cooperación del personal

Conoce mejor los cinco apartados del Manual contra el Despilfarro

1. Filosofía del despilfarro

Definición: el despilfarro es UNA PERDIDA que no se recupera, y que a nadie beneficia y a todos perjudica.

No se definen siete despilfarros como Ohno. Tampoco clasifica en actividades de valor, de soporte y despilfarro. Comenta que las formas de despilfarro son múltiples y variadas y es lo que describe en el resto de páginas del librito y como reducirlo. Habla de materiales, tiempo, trabajo o energía.

“Una buena organización es la mejor arma contra el despilfarro, pues no dejará rincones oscuros donde pueda aquel disimularse”

2. Materiales y servicios

En materiales y servicios muestra consejos de cómo gestionar eficientemente las compras, la recepción y almacenamiento de materiales. También el control de los servicios.

3. El despilfarro en la maquinaria

“Si la máquina está trabajando: cada hora de trabajo tiene un coste fijo que viene determinado por los sumandos indicados en el epígrafe anterior. Pero durante esta hora de trabajo, la máquina puede efectuar trabajos muy distintos, y el verdadero coste no será el coste bruto por hora; sino dicho coste dividido por las unidades de trabajo producidas. Cuanto mayor sea el número de unidades producidas menor será el coste”.

Aquí radica una gran diferencia con Toyota. En el Toyota Production System equilibraban los recursos con la demanda. En un proyecto, la demanda la marca la planificación de la obra y el plazo de obra. Y en según qué actividades, si aumentamos los recursos disminuiremos el tiempo total del proyecto.

Es una defensa no sólo del control diario de las horas de trabajo, sino también de un correcto mantenimiento, orden y limpieza de las máquinas.

4. El despilfarro en el trabajo

“El tiempo se mide en miles de pesetas y de duros, que se acumulan inexorablemente sobre las fichas de coste”.

Expondré un párrafo entero por su contundencia para explicitar lo anterior:

“Hay que hacer las cosas con el menor trabajo posible. Esto no es una recomendación a la vagancia, sino un principio económico fundamental. Por vía del ejemplo:  ¿El trabajo que está haciendo Fulano, es necesario y útil? ¿Qué finalidad tiene? ¿Podría hacerlo con un método mejor? En determinado tajo hay 10 peones. ¿No podría hacerse el mismo trabajo con ocho o nueve solamente?”

Y el principio de subsidiaridad:

“No hagas el trabajo que puede ser realizado por uno de tus subordinados”. 

Y expone los dos despilfarros que incurres si no lo aplicas.

La estandarización de una obra. Para mí lo mejor del libro:

“Lo breve si es bueno, dos veces bueno”.

Respecto al despilfarro del personal:

“Donde comen tres, comen cuatro… Esto lo podríamos volver del revés y decir: Lo que están haciendo cuatro lo pueden hacer tres”.

Y a continuación expone lo que son verdades entre ciertos límites.

Sorprende el concepto el despilfarro del pensamiento. Para evitarlo recomienda: orden en el pensamiento, trazar un plan, terminar la tarea empezada, ordenar y sistematizar la información, anotar cosas, escuchar, ser preciso, decir lo que sabes, etc. Es un decálogo de un líder. Ejemplo:

“Orden en el pensamiento = Vaya de lo sencillo a lo complicado. Analice primero los elementos de un problema. No decida nada sin conocerlos perfectamente antes”.

5. La cooperación del personal

“La cooperación del personal es la clave de la empresa, no solo en la lucha contra el despilfarro, sino en todas las actividades”

Durante tres páginas expone recomendaciones para respetar no sólo al equipo de obra, sino también a los industriales. Escuchándoles y buscando soluciones en equipo para la mejora.

Rafael del Pino tenía muy claro que uno de los factores decisivos en las empresas y en la vida es:

“Conocer las posibilidades de las personas, que son superiores a lo que parece a primera vista, y acertar a colocar a la persona adecuada en el sitio adecuado”.

Por ello, tenía una capacidad única para formar y dirigir equipos, otra de las claves del éxito de Ferrovial.

“No llegaremos a ningún sitio sin tratar de superarnos para alcanzar los objetivos”

Rafael del Pino y Moreno, fundador y presidente de Ferrovial durante 50 años.

¿Quieres saber más sobre el Manual del Despilfarro? Accede a la versión digital de este aquí.