La comunicación es el proceso a través del cual dos o más personas se transmiten una información de manera efectiva.
Para que una comunicación sea efectiva, la persona que transmite la información ha de ser capaz de hacerlo de la mejor manera posible para conseguir el máximo impacto en el oyente (asertividad). Además, el receptor ha de estar en disposición de recibir la información y entenderla (empatía).
Un buen comunicador desarrolla su asertividad entrenando sus habilidades, para lograr ser entendido por la otra parte. El uso de un lenguaje adaptado a la audiencia, la manera verbal y no verbal de comunicar, el tono y velocidad de la voz y la capacidad de conectar con los oyentes, son las bases fundamentales para conseguir una mayor disposición de los mismos para entender el mensaje.
Cuántos ejemplos diarios tenemos de personas que oyen, pero no escuchan (“y no esté usted pensando en lo que va a decir, en lugar de enterarse de lo que dice el otro” Rafael del Pino –Manual contra el Despilfarro). Esperan su turno y dan su opinión, pero no son capaces de escuchar las opiniones de los demás. Simplemente transmiten su visión, pensando que es la más adecuada, pero no se esfuerzan para entender a los demás.
Para que la comunicación sea efectiva hay que conseguir que el oyente esté en situación de escucha activa, es decir, que comprenda el mensaje.
Tan importante es el mensaje, como la manera de comunicarlo.
Muchas veces no somos capaces de usar las palabras adecuadas y adaptadas a nuestra audiencia, y los mensajes pueden malinterpretarse y dar lugar a situaciones conflictivas. Cuando comunicamos una información debemos asegurarnos de que la audiencia está recibiendo exactamente lo que queremos comunicar.
El elemento fundamental en una presentación es la audiencia, no el ponente. Para conseguir que el mensaje sea efectivo, el ponente tiene que analizar y entender las características de los asistentes, sus necesidades y que es lo que esperan obtener con su asistencia. El respeto a la audiencia y la credibilidad del mensaje son factores determinantes para conseguir comunicaciones exitosas.
El ser humano está acostumbrado a contar historias. Las historias siempre se recuerdan y consiguen que el oyente se ponga en la situación del comunicador (empatía). Por ello, la comunicación a través de ejemplos y experiencias mejora la recepción de los mensajes. Las historias transmiten emociones y las emociones llegan a las personas. La gente se olvidará de lo que dijiste y de cómo lo contaste, pero nunca olvidará los sentimientos que generaste.
Un buen comunicador no nace, se hace, y para ello es muy importante entender en que consiste el proceso comunicativo, analizar nuestras habilidades y nuestras carencias y reforzarlas a través del entrenamiento y la práctica. Para comunicar de manera efectiva, hay que practicar continuamente. Hoy en día existen numerosas herramientas que nos ayudan a practicar y desarrollar habilidades de comunicación de manera personalizada.
El uso de la tecnología en la formación
Durante seis semanas he tenido la oportunidad de participar en un proyecto piloto, puesto en marcha por la Dirección de Recursos Humanos, para mejorar la habilidad de hablar en público, aprovechando las capacidades que brindan las tecnologías.
El proyecto se ha realizado utilizando una aplicación móvil, complementada con unas gafas de realidad virtual inmersivas, que te permiten sentirte dentro de un espacio virtual, donde te enfrentas hasta con 24 escenarios diferentes.
Era mi primera aproximación a la formación virtual y he de reconocer que mi toma de contacto, tras ponerme las gafas, fue de cierto desconcierto y extrañeza al oírme hablar sólo, en una habitación, con la única presencia de personas virtuales. A la vez que hacía mi primera presentación, esperaba que nadie entrara en la habitación y se preguntara qué me podía estar pasando por hablar y gesticular sólo y con unas grandes gafas cubriéndome la cara.
La inmersión es muy realista y, desde el primer momento, te sientes parte del “escenario virtual” en el que a veces cuentas tu proyecto en pequeñas reuniones, y otras veces, hablas ante auditorios de más de 100 personas.
Cada uno de los ocho módulos del curso, comienza con una pequeña introducción teórica, sobre aspectos que se deberían considerar para hacer una presentación de calidad. Posteriormente, se sugiere el tema de la presentación a preparar y la duración.
Preparado el mensaje y dispuesto a contarlo a un escenario virtual desconocido, accedemos a una antesala, donde recibimos información de alguno de los asistentes. Esto nos ayuda a entender el perfil de los participantes y que se espera de nuestra presentación.
Cruzamos la puerta virtual a la audiencia, con los nervios a flor de piel, y aparece un escenario desconocido. A veces, una pequeña sala con pocos participantes, otras veces, un amplio auditorio repleto de personas atentos a nuestras primeras palabras.
Desde el momento en el que comienzas tu presentación, van sucediendo cosas. A algunas de las personas a las que te diriges no parece interesarles tu mensaje y desconectan “jugando con sus móviles” o hablando entre ellos. Otros, sin embargo, muestran una gran empatía contigo, asintiendo a los mensajes que les vas trasladando.
En las presentaciones ante grupos más numerosos, de repente, entran en la sala nuevas personas, y en otros momentos, algunos de los presentes abandonan la sala. En ocasiones lo hacen de manera silenciosa, otras veces, ruidosamente, exponiendo al ponente a un cierto estrés para intentar no perder el hilo conductor de su mensaje.
Hay veces que se escuchan conversaciones, aplausos, o movimientos de mobiliario procedentes de salas anexas o del exterior…. En definitiva, nada que no pueda suceder en la vida real, que sirve para entrenar cómo mantener la concentración y no perder el fondo del mensaje a comunicar, para concluir de una manera airosa.
En la presentación virtual puedes contar con material de apoyo, previamente incorporado, que en líneas generales deberá ser muy simplificado.
Para sacar rendimiento a la herramienta has de preparar en profundidad tu presentación y concentrarte en la forma de contar las cosas y de conectar con tu audiencia.
Acabada la presentación abandonas la sala, te despojas de tus nervios y de tus gafas virtuales, y en pocos segundos, recibes un feedback muy completo a través del móvil.
La aplicación funciona con un software basado en la inteligencia artificial, y de manera objetiva te cuenta cómo te has expresado y la claridad de tu lenguaje, si has controlado los nervios, si has usado alguna muletilla y como evitarlas, cuál ha sido tu modulación, tono y velocidad de la voz, si has conectado con los asistentes y como has gestionado el tiempo del que disponías.
Además, recibes consejos y recomendaciones para ir mejorando a medida que avanzas en las siguientes prácticas. El progreso del curso te permite ir incorporando y reforzando capacidades hasta conseguir un nivel óptimo de exposición.
La aplicación no valora lo que dices, sino como lo dices. Tecnología que ayuda de manera directa y personalizada a mejorar habilidades de comunicación y a construir tu propia base sólida, necesaria para poder realizar presentaciones de alto nivel en diferentes situaciones. Particularmente, me ha ayudado a gestionar la modulación de la voz, según las necesidades de cada momento, y a mejorar la conexión con los asistentes en auditorios muy grandes.
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